E-zwolnienia w praktyce – poznaj najczęstsze przypadki

Marta Bogusiak

Autor: Marta Bogusiak

Dodano: 4 lutego 2020
E-zwolnienie w praktyce

Znasz już zasady wystawiania i obsługi e-zwolnień. Nie oznacza to jednak, że w codziennej praktyce nie spotkasz się z sytuacjami nietypowymi. Jakie problemy występują najczęściej i jak sobie z nimi radzić? 

E-zwolnienia w praktyce – poznaj najczęstsze przypadki

PROBLEM Z jakimi największymi trudnościami zmagają się placówki i lekarze w przypadku wystawiania elektronicznych zwolnień?

ROZWIĄZANIE Poniżej prezentujemy 17 najczęstszych pytań i odpowiedzi na temat e-zwolnień.

  1. W jaki sposób poprawić e-zwolnienie? Czy trzeba poinformować pacjenta o korekcie? 

W przypadku e-zwolnień nie masz możliwości korekty wystawionego zaświadczenia w potocznym rozumieniu tego pojęcia. Lekarz nie może wprowadzać poprawek w formie pisemnej na wydruku zwolnienia funkcjonującego w systemie w postaci elektronicznej. Nie ma też możliwości edytowania wystawionego i podpisanego już dokumentu, po jego wysyłce do ZUS. Jeżeli więc zauważysz albo uzyska informację (np. od płatnika) o błędzie w wystawionym e-zwolnieniu, to powinieneś:

  1. unieważnić błędne zaświadczenie – aby anulować e-ZLA, wejdź w zakładkę „Przegląd zaświadczeń lekarskich” i wybierz właściwe zaświadczenie z listy, a następnie kliknij opcję „Anuluj zaświadczenie”;
  2. następnie wystawić nowe e-ZLA – wystawienie nowego zaświadczenia w celu sprostowania błędów nie wymaga przeprowadzenia bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny.

Informację o stwierdzeniu nieważności i nowe zaświadczenie lekarskie zawierające sprostowanie błędu prześlij na elektroniczną skrzynkę podawczą na PUE ZUS w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia lub otrzymania informacji o stwierdzeniu błędu.

Jeżeli zachowanie tego terminu nie jest możliwe, zwłaszcza w przypadku braku możliwości dostępu do Internetu lub podpisania informacji bądź zaświadczenia lekarskiego w sposób wymagany przepisami, przekazujesz informację lub zaświadczenie do ZUS nie później niż w terminie 3 dni roboczych od ustania przyczyn uniemożliwiających wcześniejsze przekazanie informacji lub zaświadczenia lekarskiego.

Każdy lekarz, który poweźmie informację o błędzie, niekoniecznie ten, który wystawił błędny dokument, może stwierdzić nieważność błędnego e-ZLA i wystawić nowe, sprostowane zaświadczenie.

Informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym popełniono błąd, wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje także, w formie pisemnej, ubezpieczonemu, informując go równocześnie o obowiązku doręczenia tej informacji płatnikowi składek, w przypadku gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie wynika, że płatnik składek nie ma profilu informacyjnego płatnika składek na PUE ZUS.

  1. Czy każde e-zwolnienie wymaga odrębnego podpisu, czy można to zrobić zbiorczo, na koniec dnia pracy? 

PUE ZUS nie daje możliwości zbiorczego podpisywania e-zwolnień. Każde e-ZLA musisz podpisać w momencie jego wystawienia – do tego czasu w ogóle nie istnieje ono jako dokument elektroniczny. Funkcję grupowego podpisu przewidziano jedynie dla elektronizacji zwolnień wystawionych na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z PUE ZUS.

  1. Czy muszę zgrywać i archiwizować e-ZLA, które wystawiłem? 

Lekarz wystawiający e-zwolnienie nie ma obowiązku tworzenia kopii zapasowych i archiwizowania zwolnień w postaci elektronicznej na dysku lub innym nośniku danych ani też drukowania ich i przechowywania w tradycyjny sposób. To ZUS prowadzi rejestr zaświadczeń lekarskich i przechowuje je przez okres 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono. Wystawiający zwolnienie powinien jedynie upewnić się, że zaświadczenie skutecznie doręczono do ZUS.

  1. Czy mogę odmówić wydrukowania pacjentowi e-ZLA? 

Twoim obowiązkiem jest przekazanie pacjentowi wydruku zwolnienia wystawionego w formie elektronicznej zawsze:

  1. gdy pracodawca pacjenta nie ma profilu na PUE ZUS (system w trakcie wystawiania e-zwolnienia podpowiada, czy płatnik ma profil na PUE ZUS, a tym samym, czy otrzyma elektronicznie wiadomość o wystawieniu e-ZLA i samo zwolnienie),
  2. na każdą prośbę pacjenta.

Gdy wystąpi któryś z tych przypadków, nie masz możliwości odmówienia pacjentowi wydrukowania wystawionego e-zwolnienia. W przypadku prośby pacjenta nie ma także znaczenia, czym jest ona podyktowana – nie jesteś uprawniony do badania przyczyn, dla których pacjent prosi o wydruk.

  1. Czy istnieje określony termin na zgłoszenie się pacjenta w celu wydruku dawno wystawionego zwolnienia elektronicznego?

Pacjent w każdym czasie ma możliwość poproszenia o wydruk zaświadczenia lekarskiego, które wystawiono wcześniej. Wszystkie wystawione zaświadczenia możesz przeglądać w zakładce „Przegląd zaświadczeń lekarskich”, zaś te, które nie będą już dostępne z poziomu tej zakładki, możesz przejrzeć po zamówieniu danych archiwalnych w ZUS. Masz możliwość zamówienia danych archiwalnych za wybrany rok lub za określony przedział czasowy. Realizacja zamówienia na dane archiwalne odbywa się w trybie off-line, co oznacza, że na dostęp do zamówionych danych musisz poczekać – o okresie oczekiwania na dane archiwalne ZUS informuje Cię specjalnym komunikatem, który otrzymasz na skrzynkę w systemie PUE ZUS. Wydruk może zrobić każdy lekarz, nie tylko ten, który wystawił zaświadczenie.

  1. Czy mogę wystawić duplikat e-ZLA i w jakiej formie?

Wystawienie duplikatu może nastąpić zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Kopię e-zwolnienia możesz sporządzić przez jego wydruk i opatrzenie podpisem oraz umieszczenie na wydruku informacji, że jest on zgodny z e-zwolnieniem, które widnieje w systemie. Pamiętaj jednak, że taka informacja musi zawierać identyfikator e-zwolnienia, dzięki któremu będzie można łatwo odnaleźć je w systemie, i datę wykonania wydruku.

  1. Jak postąpić, gdy podczas wystawiania e-zwolnienia wystąpi problem techniczny albo ustanie połączenie z Internetem?

Na taką okoliczność musisz mieć przygotowane wydrukowane formularze z systemu PUE ZUS i przeprowadzić całą od początku procedurę wystawiania zaświadczenia ręcznie. Wydruk będzie opatrzony unikalnym numerem zwolnienia i Twoimi danymi, zaś pozostałe dane musisz uzupełnić samodzielnie. Istotnym wymogiem wystawienia zwolnienia w takiej formie jest obowiązek podpisania go i opatrzenia pieczątką oraz fakt, że takie zaświadczenie należy umieścić w systemie w ciągu 3 dni roboczych od wystawienia go na formularzu (ewentualnie 3 dni od dnia ustania przyczyn uniemożliwiających połączenie się z PUE ZUS i podpisanie dokumentu elektronicznie).

Możesz mieć przy sobie nawet do 150 czystych formularzy wydrukowanych z systemu do wykorzystania w sytuacjach kryzysowych, kiedy nie masz możliwości wystawienia e-ZLA.

  1. Czy jest możliwość jednorazowego przesłania do ZUS wszystkich wystawionych w danym dniu e-ZLA jako jeden plik, czy też trzeba robić to dla każdego pacjenta oddzielnie?

W momencie, kiedy przechodzisz przez kolejne etapy wystawiania zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej, na końcu podpisując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, certyfikatem z ZUS lub podpisem zaufanym, jednocześnie wysyłasz je do ZUS. Oznacza to, że e-zwolnienia są wysyłane do ZUS oddzielnie dla każdego pacjenta i nie ma możliwości wysyłania ich w formie jednego pliku. Wysyłka następuje automatycznie.

  1. Czy mogę anulować przez PUE wystawione e-zwolnienie? 

Możesz anulować wystawione e-zwolnienie bez konieczności kontaktowania się w tym celu z ZUS. Każde anulowanie zaświadczenia wiąże się jednak z koniecznością wypełnienia pisma, dzięki któremu ubezpieczony zapozna się z informacją o anulowaniu. Jeśli ubezpieczony ma profil PUE, pismo trafi do niego drogą elektroniczną. Jeśli ubezpieczony nie ma profilu na PUE ZUS, powinieneś wydrukować pismo i przesłać je do ubezpieczonego pocztą, wraz z zaświadczeniami, które wystawiłeś na podstawie anulowanego e-zwolnienia.

  1. Czy muszę być podłączony do Internetu, aby wystawić e-zwolnienie?

Do wystawienia e-zwolnienia konieczny jest dostęp do Internetu. W przypadku wizyt domowych z powodzeniem powinny sprawdzić się tablet czy smartfon, jednak na wszelki wypadek wcześniej wydrukuj z systemu formularze in blanco, aby w razie problemów z połączeniem z Internetem awaryjnie wystawić ręczne zwolnienie, a do systemu wprowadzić je po powrocie do placówki.

  1. Czy każdy lekarz ma obowiązek wystawiać e-ZLA?

Podstawowa zasada wystawiania zwolnień lekarskich nie zmieniła się – zwolnienie lekarskie wystawa tylko ten lekarz, który ma stosowne upoważnienie otrzymane od ZUS i złoży oświadczenie o przestrzeganiu zasad orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz obowiązków wynikających z przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, a także przepisów o ochronie danych osobowych. Lekarz musi samodzielnie założyć Konto na Platformie Usług Elektronicznych – podmiot leczniczy nie może zrobić tego za niego.

System automatycznie generuje dane lekarza, który wystawia zaświadczenie lekarskie. Dane lekarza są uzupełnione także na wydrukowanym wcześniej formularzu zwolnienia lekarskiego (np. w przypadku wizyty domowej).

  1. Co zrobić, gdy pojawi się komunikat, że płatnik składek nie ma konta na PUE ZUS?

Wystawiający e-ZLA nie ma obowiązku wydrukowania zaświadczenia lekarskiego. Jeśli jednak się okaże, że płatnik składek ubezpieczonego nie ma swojego profilu na PUE ZUS, konieczne jest wystawienie zwolnienia lekarskiego, wydruk e-ZLA i wręczenie wydruku ubezpieczonemu – w takiej sytuacji na ubezpieczonym spoczywać będzie obowiązek dostarczenia zaświadczenia lekarskiego płatnikowi składek. Pracodawca nie ma jednak obowiązku przekazywania wydruku ZUS – e-ZLA przekazywane jest ZUS za pomocą systemu teleinformatycznego.

Jeśli płatnik składek nie ma konta na PUE, lekarzowi wyświetli się komunikat z tą informacją po wystawieniu e-ZLA. Pamiętaj, że konieczny będzie wtedy wydruk wystawionego w systemie zwolnienia lekarskiego i opatrzenie go podpisem oraz pieczątką.

  1. Czy możliwe jest wydrukowanie zwolnienia lekarskiego, które wystawiłem pacjentowi?

Tak, możliwy jest wydruk każdego zwolnienia, które wystawiłeś pacjentowi – nie tylko z wizyty lekarskiej, podczas której pacjent wysuwa takie żądanie, ale także z jego poprzednich wizyt – masz obowiązek je uwzględnić.

  1. Co powinienem zrobić, gdy okaże się, że e-ZLA nie dotarło do ZUS?

Każdorazowo, po wystawieniu e-ZLA w systemie teleinformatycznym, otrzymujesz od ZUS poświadczenie przedstawienia konkretnego e-ZLA – jeśli tylko wpłynęło ono do ZUS. Natomiast w sytuacji, w której nie otrzymasz takiego poświadczenia, powinieneś ponownie wystawić e-ZLA.

  1. Czy fizjoterapeuta może być upoważniony do wystawiania e-ZLA?

Przepisami, które weszły w życie 23 października 2018 r., umożliwiono lekarzowi, który ma prawo wystawiania zwolnień lekarskich, udzielenie upoważnienia do ich wystawiania w jego imieniu i na podstawie danych dotyczących orzeczonej czasowej niezdolności do pracy zawartych w sporządzonej przez niego dokumentacji medycznej. Takie upoważnienie możesz wydać osobie, która wykonuje czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych lub wykonuje zawód medyczny – oznacza to, że upoważnienie możesz wydać m.in. fizjoterapeucie.

  1. Które dane pacjenta będą automatycznie uzupełnione przez system?

Przy wystawianiu e-ZLA system teleinformatyczny niektóre z danych generuje automatycznie. Jeśli w systemie znajdują się dane pacjenta, dane jego płatników składek czy członków rodziny – system uzupełni je na podstawie wpisanego przez lekarza numeru PESEL. Dane adresowe pacjenta i pracodawcy będą możliwe do wyboru z listy, która się pojawi. Na podstawie zasad wystawiania zwolnień lekarskich system również zweryfikuje datę początku okresu niezdolności do pracy, podpowie kod świadczenia.

Mimo automatycznego uzupełnienia danych, poproś pacjenta o ich weryfikację. Jeśli dane w systemie są niekompletne, nieaktualne albo w ogóle ich nie ma – uzyskaj informacje od pacjenta i wprowadź je do e-ZLA, które wystawiasz.

  1. Kto poinformuje pacjenta o stwierdzeniu nieważności e-ZLA?

Gdy lekarz wystawił błędnie zaświadczenie lekarskie i stwierdzi jego nieważność, powinien także pisemnie poinformować o takiej sytuacji pacjenta. Ważne, by lekarz powiadomił również ubezpieczonego o obowiązku przekazania informacji płatnikowi składek, jeśli płatnik nie ma profilu na PUE. Gdy płatnik taki profil ma, na pacjencie nie ciąży obowiązek informacyjny – płatnik składek na profilu PUE ZUS otrzyma wiadomość o stwierdzeniu nieważności błędnego e-ZLA i o wystawieniu nowego – jeśli to nastąpi.

Autor: Marta Bogusiak radca prawny w Kancelarii FORTAK & KARASIŃSKI Radcowie Prawni sp.p. 
Marta Bogusiak

Autor: Marta Bogusiak

radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Łodzi. Od 2008 r. współpracuje z Kancelarią Fortak & Karasiński, zajmuje się głównie obsługą prawną podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Ma wszechstronną wiedzę i bogate doświadczenie w zakresie prawa medycznego, w tym w zakresie kontraktowania świadczeń i współpracy z NFZ. Jest autorem i współautorem licznych publikacji oraz szkoleń kierowanych do placówek medycznych.